— VORAUSSETZUNGEN —

planen - umsetzen - sparen

EDI eignet sich sowohl für kleine Händler als auch für große Filialisten, denn egal wie viele Bestellungen und Artikel Sie verwalten müssen, jeder Arbeitsschritt den Sie sparen verschafft Ihnen Zeit. Und Zeit ist ja bekanntlich Geld.

 

Voraussetzungen sind:

 

  • ​Die Lizenz für eine Globale Lokationsnummer (GLN)

 

  • ​Ein Warenwirtschaftssystem zur Unternehmens- und Prozesssteuerung, das in der Lage ist, Daten zu importieren und zu exportieren.

 

  • ​Die präzise Erfassung und Pflege der Artikel- und Partnerstammdaten

 

 

Für einen kleinen Betrieb, in dem der Geschäftsführer oder Inhaber von der Warenwirtschaft bis zum Verkauf in sämtliche Unternehmensprozesse eingebunden ist, ist es sicherlich schwieriger die Zeit zu finden, um sich mit den einzelnen Abstimmungen zu befassen.

 

Hier ist besonders gute Planung gefragt, deshalb unsere Tipps:

 

  1. Steigen Sie nicht unbedingt kurz vor einer Orderphase ein, sondern nehmen Sie sich Zeit alle nötigen Abstimmungen zu treffen. Sammeln Sie Kontakte. Finden Sie heraus, wer der jeweils richtige Ansprechpartner ist und sich mit der Materie auskennt.

  2. Je nachdem welches Warenwirtschaftssystem Sie nutzen, müssen gegebenenfalls neue Schnittstellen eingerichtet werden. Vielleicht bedarf es sogar einer Schulung durch Ihren Softwareanbieter, damit Sie die neuen Funktionen sicher bedienen können.

  3. Starten Sie den elektronischen Datenaustausch nach Möglichkeit mit einem erfahrenen Lieferanten.

Elektronischer Datenaustausch

vorteile

EDI (Electronic Data Interchange) ist eigentlich ganz simpel. Der elektronische Datentransfer ersetzt Papier-Dokumente durch elektronische Dokumente, die in einem Standardformat übermittelt werden, so dass Sender und Empfänger das Dokument lesen können.

 

Standardgeschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise und weitere Dokumente können mit EDI per Knopfdruck aus Ihren Datenbanken generiert und auf elektronischem Weg an Geschäftspartner versendet werden ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Datenfehler werden somit signifikant reduziert oder sogar ganz eliminiert und viele Geschäftsprozesse können einfacher und effizienter erledigt werden.

 

Durch eine höhere Datenqualität wird der gesamte Transaktionsprozess beschleunigt, da es weniger Fehlerquellen gibt und die Daten nicht erneut manuell eingegeben werden müssen.

 

Elektronischer Datenaustausch kann in sämtlichen Unternehmensbereichen Anwendung finden. Der deutlich günstigere und schnellere Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglicht auch kleinen und mittleren Unternehmen, ihre Prozesse innerhalb einzelner Unternehmensbereiche zu optimieren – dies ermöglicht letztendlich auch die Steigerung des gesamten Unternehmenserfolges und damit die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.

 

 

 

— DATENSCHUTZ —

höchste sicherheitsstufe

Alle über das ECC übertragenen Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen verwendet. Es folgt weder eine Datenweitergabe an Fremdfirmen noch eine Datenauswertung.

Mittels geeigneter IT-Sicherheitsmaßnahmen wird gewährleistet, dass nur berechtigte Mitarbeiter einen Zugang zu Arbeitsstationen und auch nur den Zugriff auf die Daten erhalten, die für deren Aufgabenerfüllung notwendig sind.

Alle Nutzer legen individuell fest, welche Nachrichtenarten mit welchen Geschäftspartnern ausgetauscht werden sollen.

Datenschutz und Datensicherheit haben bei uns hohe Priorität. Deshalb ist uns der Schutz Ihrer  Daten während unserer gesamten Geschäftsprozesse ein wichtiges Anliegen. Die Beachtung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

 

Ganz wichtig finde ich auch klarzustellen, dass keine Daten aus dem Datenclearing für die ERIX-Marktdatenbank verwendet werden.

— UMSETZUNG —

Jetzt wird es ernst

  • 1. Schritt: Die Entscheidung für elektronischen Datenaustausch

    An erster Stelle steht die Entscheidung. Da diese nicht nur die EDV-Abteilungen betrifft, sollte sie vom gesamten Unternehmen gelebt und von der Geschäftsführung vorangetrieben werden. Wir empfehlen einen EDI-Koordinator zu bestimmen, der das Projekt innerhalb Ihres Unternehmens vorantreibt. Dieser kann auch von einer externen Firma bestellt werden.

  • 2. Schritt: Unternehmensbedarf ermitteln

    Welche Geschäftsbereiche von dem Einsatz elektronischer Nachrichten profitieren, kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Überlegen Sie sich also zunächst, wo Ihnen der Einsatz von EDI den größten Nutzen bringt.

  • 3. Schritt: Kostenanalyse

    Sprechen Sie mit Ihrem Warenwirtschafts-Anbieter, ob neue Schnittstellen programmiert werden müssen, ob Sie einen EDI-Konverter benötigen oder sonstige Kosten bei der Umstellung auf EDI auf Sie zukommen.

    Sehen Sie sich die ECC-Preisliste an und überschlagen sie einmal, wie viele Transaktionen Sie bisher hatten.

    Stellen Sie dagegen einmal die Kostensenkungen die Sie allein durch die Zeiteinsparungen aufgrund reduzierter Fehlerquoten und wegfallender manueller Eingaben erhalten.

    Klären Sie vorab mit Ihren Lieferanten, ob sie die vorgesehenen Nachrichtenarten unterstützen oder schauen Sie dazu in die ECC-Liste.

    Ob und wann sich die Einführung von EDI in Ihrem Unternehmen rechnet, können Sie außerdem schnell und unkompliziert mithilfe des Tools „ROI Kalkulator“ der GS1 prüfen. Der Return on Investment (ROI) ergibt sich aus den Einsparungen durch den Einsatz von EDI und aus den Gesamtkosten für die Umsetzung.

  • 4. Schritt: Entwickeln Sie eine Strategie und halten Sie Ziele fest

    Mit den Ergebnissen der Analysen halten Sie nun das Wissen für die Entwicklung einer Strategie für die EDI-Einführung in den Händen.

    Sie kennen:

    • Die Menge des erwarteten EDI-Verkehrs
    • Die Personalkapazitäten zur Bearbeitung der elektronischen Meldungen
    • Die technisch nötigen Voraussetzungen, deren Kosten und Dauer der Umsetzung
    • Ihre internen Anforderungen und Ziele
  • 5. Schritt: Pflichtenheft und Feinplanung erstellen

    Für einen möglichst reibungslosen Ablauf des Projektes EDI-Einführung und zur Kontrolle der eigenen Projektfortschritte sollte der EDI-Koordinator oder ein geeigneter Dienstleister ein detailliertes Pflichtenheft inklusive Arbeits- und Zeitplan erstellen.

    Unterstützung bei der Erstellung eines Pflichtenheftes kann Ihnen das von PROZEUS veröffentlichte, kostenlose "Musterpflichtenheft für eBusiness-Projekte" liefern.

  • 6. Schritt: EDI-Integration im Unternehmen

    Mit der Integration der EDI-Systeme in Ihre bisherigen IT-Systeme stehen Sie vor der größten Herausforderung im gesamten Umstellungsprozess. Die von den Handelspartnern benötigten Daten sowie EDI-Standards müssen in den Daten der bestehenden Systeme abgebildet werden.

    Aber keine Angst, bei sehr vielen Warenwirtschaftsanbietern, ist EDI bereits Standard und verursacht keinen großen Aufwand mehr.

    • Finden Sie vorab heraus, wer beim Systempartner, aber auch beim Handelspartner der richtige Ansprechpartner für Sie ist!
    • Füllen Sie den Dienstleistungsvertrag für das ECC aus.
    • Geben Sie Ihre Zugangsdaten an Ihren Systemanbieter.
    • Schließen Sie eine Datenaustauschvereinbarung mit den Lieferanten Ihrer Wahl ab und senden sie diese an das ECC.
  • 7. Schritt: Einrichten eines Pilotprojektes

    • Wählen Sie zunächst EINEN Lieferanten aus, mit dem Sie die elektronische Datenübertragung testen
    • Führen Sie nach Möglichkeit ausführliche Testläufe durch
    • Überprüfen und Aktualisieren Sie erforderliche Artikelstammdaten
    • Lassen Sie die Richtigkeit der gesendeten/empfangenen elektronischen Nachrichten durch den Geschäftspartner und das ECC prüfen
  • 8. Schritt: Schulung der Mitarbeiter

    Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese mit dem neuen System vertraut werden und sie möglichst schnell die gesamten Vorteile von EDI nutzen können. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über geplante Starttermine.

  • 9. Schritt: Ausbau der elektronischen Datenübertragung

    Holen Sie weitere Lieferanten ins Boot und Informieren Sie Ihre Geschäftspartner rechtzeitig über Starttermine.

  • 10. Schritt: Ergebniskontrolle

    Nach Projektabschluss sollte schließlich überprüft werden, wie weit die gesetzten Ziele erreicht wurden, wo Sie übertroffen wurden und wo gegebenenfalls nachgebessert werden muss.

     

     

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